Tips voor een boeiend, zinvol, effectief..... teamoverleg

Ongedeelde aandacht voor ieder welgekozen agendapunt werpt het meeste vruchten af.

Wanneer je medewerkers (en jezelf) opzien tegen het komende teamoverleg, wanneer je niet weet hoe je alle agendapunten in die twee uur moet zien te krijgen, dan hebben we hier een paar tips.
Waarbij ons uitgangspunt is dat we beter een paar onderdelen goed en uitputtend behandelen, dan dat we veel onderdelen afraffelen. Dat betekent derhalve keuzes maken.

'Een zinvol teamoverleg’ in zeven tips

Tip 1: (open-deur) Doe vooral alleen zinnige dingen. Ga met elkaar in gesprek over datgene wat jullie willen bereiken of over het waarom van zaken. Bereid besluitvorming voor of laat je informeren opdat je een goed besluit kunt nemen.

Ofwel: lees geen mededelingen voor of zaken die iedereen via een memo toch al tot zich heeft kunnen nemen. Herhaal geen zaken van de vorige keren, want als dat nodig zou zijn, dan heb je de vorige keer wat laten liggen. 

Tip 2: Wees vooral duidelijk wat het doel is van ieder agenda punt. Geef dat al duidelijk aan in de agenda die je natuurlijk tijdig verspreid. Gaat het om een besluit, of de voorbereiding daarvan, gaat het om mensen te informeren of kennismaking met een nieuw thema? Willen we reflecteren of evalueren? Op die manier kunnen de deelnemers zich beter voorbereiden.

Tip 3: Laat het vooral over het vak gaan. Iedereen wordt geïnspireerd wanneer hij of zij over zijn eigen vak en vanuit zijn of haar eigen professionaliteit kan praten. 

Tip 4: Varieer in werkmethodes. Vertel een verhaal, doe een spel, een quiz, maak met zijn allen een 'tv-commercial' als samenvatting van een zo juist ingenomen standpunt. Houd interviews of laat interviews houden, laat een video opname zien die het onderwerp illustreert of juist veel vragen oproept.

Tip 5: Maak geen notulen, en zo kort mogelijke afsprakenlijstjes. Check die vooraf en ga die vooral niet meer in je teamoverleg herhalen.

Tip 6: Laat de medewerkers vooral hun eigen inhoudelijke onderwerpen voorbereiden, het is hun overleg en daardoor zullen zij zich tenslotte ook nog meer verantwoordelijk voelen.

Tip 7: Bespreek eens in de zoveel tijd 'het waarom' van dit overleg, bespreek ieders verantwoordelijkheid hierin en hun inbreng, reflecteer op de resultaten en effecten van je overleg. Kijk hoe het nog beter kan. Doe dat vooral ook wanneer weer nieuwe medewerkers (ook al zijn ze van dezelfde organisatie) je team zijn komen versterken.

Vragen of opmerkingen? Dan weten jullie vast ons te bereiken (info@dzmaatschap.nl) of geef je input via het reactie formulier!